직장 전화 예절, 이렇게 하세요!

직장 전화 예절

안녕하세요, 여러분! 효과적인 커뮤니케이션은 직장에서의 성공에 결정적인 역할을 합니다. 그 중에서도 전화 통화는 우리의 전문성과 관리 능력을 보여주는 중요한 수단입니다. 오늘은 이러한 전화 통화의 예절에 대해 알아보려 합니다.

전화 예절은 잘 지키면 원활한 관계 유지에 도움이 되지만, 반대로 잘못 지키면 상대방과의 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.  그래서 이번 포스팅에서는 10년의 경력을 가진 제가 신입사원 시절부터 지금까지 쌓아온 직장 내 전화 예절에 대한 유용한 팁들을 공유하고자 합니다.

 

1. 전화를 받을 때의 예절

• 전화를 받을 때는 먼저 자신의 이름과 소속을 말해주세요. 이는 상대방에게 자신이 누구인지 빠르게 알려주는 동시에, 상대방이 올바른 상대와 통화하고 있는지 확인하게 해줍니다. 예를 들면, "안녕하세요, XYZ 회사의 김XX입니다."와 같은 방식으로 말하면 됩니다.
• 통화하는 동안 항상 친절하고 차분하게 대화해야 합니다. 목소리는 감정의 중요한 지표이기 때문에, 긍정적이고 전문적인 태도를 유지하는 것이 중요합니다.
• 또한, 상대방의 말을 끊지 않고 들어주는 것이 중요합니다. 이는 상대방에게 존중을 표현하는 한편, 필요한 정보를 제대로 수집하는 데도 도움이 됩니다.

2. 전화를 걸 때의 예절

• 전화를 걸 때에는 먼저 자신을 소개하고, 목적을 분명히 말해주세요. 이렇게 하면 상대방이 대화의 맥락을 빠르게 이해할 수 있습니다.
• 상대방의 시간을 존중하고, 가능하다면 통화 시간을 미리 정해주세요. 예를 들어 "지금 통화하실 수 있으신가요?" 또는 "혹시 통화에 5분 정도 시간을 내주실 수 있나요?"와 같은 문구를 사용해보세요.
• 항상 선한 말투로 대화하고, 전화 통화가 끝날 때에는 감사의 인사를 잊지 말아주세요

 

3. 전화 내용을 이해하지 못했을 때

전화 통화 중 내용을 완전히 이해하지 못했을 경우에는 매우 자연스럽게 다시 물어보는 것이 중요합니다. 잘못 이해하거나 추측하면 상대방에게 혼란을 줄 수 있으므로, 곧바로 질문하거나 확인하는 것이 좋습니다. 아래와 같이 말하면 됩니다.

 

• "죄송합니다만, 조금 더 자세히 설명해주실 수 있나요?"
• "혹시, 방금 말씀하신 부분을 다시 설명해주실 수 있으신가요? 제가 완벽히 이해하지 못한 것 같아서요."

 

4. 상대방이 자리에 없을 때

상대방이 자리에 없을 경우에는 일단 상황을 이해하고 이에 대응하는 방법을 찾아야 합니다. 상대방이 단시간 동안 자리를 비운 것이라면 다음과 같이 말할 수 있습니다.

 

• "지금은 XX씨가 자리에 계시지 않습니다. 메시지를 남겨드릴까요?"
  "죄송하지만, 현재 XX씨가 자리에 없습니다. 언제 다시 연락을 드릴까요?"

 

만약 상대방이 회사에 전혀 없는 상황이라면, 필요한 정보를 기록하고 이를 상대방에게 전달하는 것이 좋습니다. 이 때, 상대방이 돌아오는 시간을 알고 있다면 그것도 함께 알려주는 것이 좋습니다.

 

• "현재 XX씨는 회사에 계시지 않습니다. 필요하신 내용을 알려주시면, XX씨가 돌아오시는 대로 전달하겠습니다."
• "XX씨는 오늘 회사에 없습니다. 내일 오전에 돌아오실 예정입니다. 그때 다시 연락드릴까요, 아니면 메시지를 남기겠습니까?"

 

5. 기타 유의사항

음식을 먹거나 큰 소리로 웃는 것처럼 전화를 받거나 걸 때 적절하지 않은 행동은 피해야 합니다. 이런 모습은 전문적으로 보이지 않고, 상대방에게 불쾌감을 줄 수 있습니다. 배경 소음을 최소화하고, 가능한 조용한 곳에서 통화하는 것이 바람직합니다. 이렇게 함으로써 상대방과의 의사소통이 원활해질 수 있습니다.

직장에서 전화 예절은 매우 중요합니다. 상대방에게 보이는 이미지뿐만 아니라, 원활한 커뮤니케이션을 위해서도 꼭 필요한 요소입니다. 위의 사항들을 기억하고, 효과적인 커뮤니케이션을 위해 노력해봅시다. 다음에 또 좋은 정보로 찾아뵙겠습니다. 감사합니다!